Conservación en archivos y bibliotecas

Curso CICOP
CUIDAR Y CUIDARSE,
DOS CARAS DE LA MISMA MONEDA
La tarea de conservación en archivos y bibliotecas
Profesora: Arq. Lucrecia Guarrera
Martes 2, 9 y 16 de septiembre de 2008. 19 hs.

Las bibliotecas y archivos han tomado una magnitud importante por la capacidad, actitud positiva y vocación de servicio que han demostrado. Esta eficiencia ha traído como consecuencia que la documentación sea cada vez más solicitada. Esto, naturalmente deriva en que en un futuro no muy lejano, si no cuidamos este patrimonio, los conocimientos, los antecedentes, la experiencia que la sociedad ha acumulado y registrado a lo largo de su desarrollo, van a desaparecer. De ahí que consideramos que la conservación de la documentación es vital, y que hay que encararla seriamente.

Los distintos equipos de trabajo de una biblioteca, si bien unidos por redes y vínculos muy productivos, tienen intereses creados que compiten entre sí, con valores y prioridades que a veces entran en conflicto.
En este sentido, los problemas observados más comunes son los siguientes:
1. A los equipos de los reservorios, se incorpora constantemente y se ha incorporado a lo largo del tiempo, personal sin formación en el manejo de documentación. Es lógico que tanto los pasantes universitarios de disciplinas alejadas de la Bibliotecología, así como el personal de planta que ha sido "trasladado" desde una dependencia a la biblioteca, desconozcan algunos conceptos, sobretodo en el tema de la conservación.
2. Las características y condiciones de los depósitos de la documentación no siempre son las más adecuadas.
3. Los sistemas de consulta no siempre son los más apropiados. Por lo general, se pone a disposición del usuario el original, (tal vez el único), sin haber pasado por un filtro (base de datos) que impida el contacto innecesario con el mismo.
Existen colecciones importantes y valiosas, actualmente a la consulta, y que según lo requiera el usuario, se prestan para su fotoduplicación. Esto, sin duda, conlleva riesgos tales como: acortamiento de su vida útil; deterioro de la documentación; "pérdida" de alguna página de valiosos documentos.

Objetivos generales:
• Identificar los problemas y establecer prioridades de trabajo.
• Elaborar estrategias generales, en un proceso participativo.
• Entender que existe un gran número de soluciones
• Prepararse para la implementación. Incorporar conceptos que transformen a cada uno en un cuidador activo y consciente del patrimonio.
• Incorporar algunas herramientas sencillas para el accionar cotidiano.
• Aprender a trabajar en forma colaborativa y rápida.
• Recuperar la capacidad de administrar las decisiones y de actuar con base en ellas, así como de implementar las labores del proyecto.
• Recuperar la capacidad de la improvisación.
• Generar funcionarios planificadores de apoyo.

Objetivos parciales:
1. DIAGNÓSTICO INTEGRAL.
• Relevamiento de las colecciones, (libros, revistas, álbumes).
a. Determinar el valor de las colecciones (por contenido informativo, antigüedad, intensidad de consulta, etc.).
b. Cuantificación.
c. Situación física en la que se encuentran.
d. Existencia o no de pautas para su sistematización y consulta.
e. Situación real del sistema de consulta implementado en la actualidad.
f. Tipos de duplicación: microfilmación y/o duplicación digital (archivado en CD-ROM), etc.
g. Formas de Consulta (bases de datos, imágenes por pantalla, etc.)
h. Tipo de Reproducciones entregadas a los usuarios.

2. ELABORACION DE ESTRATEGIAS.
Planes de acción a mediano y largo plazo..
Cada grupo de interés prioriza las estrategias que considera apropiadas, las inmediatas o urgentes, y las que pueden esperar. Ejemplos posibles de planes de acción:
Sobre las colecciones
• Establecimiento de prioridades
• Guardado en contenedores especiales para conservación y stockeado.
• Restauración de ejemplares valiosos (por personal especializado)
Sobre los depósitos
• Adecuación de los ambientes para el guardado de la documentación. Control de las condiciones ambientales. Criterios para la limpieza, desinfección y desinsectación de los depósitos. Criterios para la ubicación de las estanterías. Formas de stockeado en los estantes.
Sobre áreas de trabajo
• Corrección de algunas conductas (no comer, no fumar, mantener la limpieza)
• Establecimiento de formas de manipulación de los documentos.
• Implementación de criterios específicamente relacionados con el procesamiento (sellado, código de barras, etc.) que influyen en la preservación del documento.
Sobre áreas de consulta
Sistemas de consulta y duplicación
Implementación de un plan de concientización y educación del usuario interno y externo: Armado de carteles para ser expuestos en sala, folletos explicativos, señaladores.